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#WeKeepYouGoing | Virtuelle Veranstaltungen mit SynopticCon

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Olga Langen · 21.03.2020 · Letzte Änderung: 25.03.2020

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Die aktuelle COVID-19 Situation fordert uns auf, umzudenken und neue Wege zu gehen. Präsenzveranstaltungen werden abgesagt, Budgets gekürzt und Ihre investierte Zeit bleibt ergebnislos.

In dieser unruhigen Zeit bieten wir Ihnen ab sofort eine digitale Alternative zur klassischen Veranstaltung - kurzfristig umsetzbare app- und desktopbasierte Lösungen, so dass Ihre Veranstaltungen weiterhin stattfinden können. Ihre Referenten und Teilnehmer können bequem von zu Hause aus auf ihrem Desktop oder unterwegs mit dem mobilen Endgerät an interaktiven Videovorträgen bzw. Präsentationen teilnehmen. Ganz im Sinne unseres Mottos: „Wissen ist digital übertragbar, Corona nicht!“

Wie sieht unsere virtuelle Lösung aus?

In kürzester Zeit hat unser Team zwei neue Webplattformen für Ihr Desktop auf die Beine gestellt, die es Ihnen ermöglichen Ihre Veranstaltungen voll-umfänglich virtuell anzubieten.

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Ihre Veranstaltungen können nun sowohl in der SynopticCon-App angezeigt werden als auch im Webbrowser auf unseren neuen Kongress-Webplattform. Somit können Ihre Teilnehmer die Inhalte, insbesondere alle digitalen Beiträge bequem auf ihren Desktops ansehen.

Auf der zweiten neuen Plattform SynopticCon Community Services | Medien geben wir Referenten die Möglichkeit Vorträge digital aufzubereiten und dem Publikum zur Verfügung zu stellen. Die Vorbereitung kann bequem über den Desktop oder auf einem mobilen Gerät erfolgen. Dabei können die Beiträge entweder sukzessive sofort nach deren Erstellung oder zum bestimmten Zeitpunkt bspw. am Beginn einer Veranstaltung veröffentlicht und nacheinander als Webseminar abgespielt werden. Aus dem virtuellen Vortrag in "SynopticCon Community Services" kann der Teilnehmer direkt zur Ihren Veranstaltung in SynopticCon-App oder auf die "Kongress-Webplattform" gelangen.

Zu einzelnen Vorträgen bzw. Sitzungen kann eine Chatfunktion geschaltet werden, die es den Teilnehmern ermöglicht, dem Referenten Fragen zu stellen und sich auch untereinander austauschen zu können – sowohl vor, während als auch nach dem Vortrag.

Hier können Sie sich einen Beispielvortrag mit Audio Slides ansehen.

Jeder virtuelle Beitrag kann für sich allein stehen oder einer digitalen Veranstaltung zugeordnet werden. Digitale Veranstaltung mit SynopticCon ist somit eine Ansammlung virtueller Vorträge, die sowohl in der SynopticCon-Kongress-App als auch im Browser auf der "Kongress-Webplattform" einsehbar sind.

Ihre digitalen Veranstaltungen erscheinen wie gewohnt in unserem Kongresskalender der App, im neuen webbasierten Kongresskalender der "Kongress-Webplattform" und zusätzlich auf der "SynopticCon Community Service" bei den jeweiligen Vorträgen. Dadurch entsteht die Möglichkeit den Kongress auf allen Geräten virtuell zu besuchen, die Beiträge bequem auf Ihrem Desktop einzusehen und via Chatfunktion zu interagieren.

Alle App-Features einer Veranstaltung können weiter genutzt werden. Auch wenn Präsenzveranstaltungen wieder stattfinden dürfen, können Sie Ihre Veranstaltungen selbstverständlich in Hybrid-Form anbieten: klassisches Programm + virtuelle Vorträge.

Machen Sie sich ein Bild über unsere neue Technologie und besuchen Sie unseren „Virtuellen Demo Kongress der SynopticCon 2020“ auf der SynopticCon Kongress-Webplattform und in der SynopticCon App:

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Wir arbeiten auch in den kommenden Tagen und Wochen mit dem gesamten SynopticCon-Team an zusätzlichen digitalen Lösungen für Sie. Sprechen Sie uns gerne an, sollten Sie weitere Funktionalitäten benötigen.

Sie werden sicherlich viele Fragen haben. Bitte kommen Sie gerne auf uns zu info@synopticcon.com oder erfahren Sie hier in unserem BLOG alles Wissenswerte zum Thema „Virtuelle Veranstaltungen mit SynopticCon".


+++ ALLE INFORMATIONEN ZUM THEMA "VIRTUELLER VORTRAG" FINDEN SIE HIER +++

Wo wird Ihre virtuelle Veranstaltung zu finden sein?

Ob digital, klassisch oder als hybride Veranstaltung - unabhängig von Ihrem Veranstaltungsformat werden wir sowohl in unserer APP, als auch im Veranstaltungskalender der neuen Kongress-Webplattform Ihre Veranstaltung veröffentlichen.

SynopticCon Muli-Kongress App | Kongresskalender

Ihre Veranstaltung wird üblicherweise in die SynopticCon App integriert und erscheint somit auch im Kongresskalender. Die digitalen Beiträge werden in die klassische Programmstruktur eingebetet und sind jeweils in den entsprechenden Vorträgen zu finden.

SynotpicCon Multi-Kongress Webplattform | Kongresskalender

kongresse.synopticcon.com

Ob digital oder klassisch inkl. des Programmes, sowohl in der App als auch im Internet und somit auf einem Desktop einsehbar. Analog zu SynopticCon App wird Ihre Veranstaltung in den Kongresskalender aufgenommen, die digitalen Beiträge werden in die Programmstruktur eingebetet und sind jeweils in den entsprechenden Vorträgen zu finden.

SynopticCon Community Services | Medien

community.synopticcon.com/media/

Ihre Veranstaltung wird bei den jeweiligen virtuellen Beiträgen auf der "SynopticCon Community Services" abgebildet und mit den beiden anderen Plattformen verlinkt. Somit kann der Teilnehmer aus dem Vortag heraus direkt zur Ihrer Veranstaltung gelangen. Sucht ein Teilnehmer auf "SynopticCon Community Services" nach einem bestimmten Thema, werden ihm sowohl die entsprechenden Vorträge als auch Veranstaltungen angezeigt.

Falls Sie Ihre digitalen Beiträge nicht frei zugänglich zur Verfügung stellen möchten, kann je Session eine PIN generiert werden, die Sie Ihren Teilnehmern mitteilen können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre gesamte Veranstaltung mit einem Passwort zu schützen, um nur die allg. Informationen (Preview) einsehbar zu machen. Die Vorträge können als "privat" definiert werden und sind somit nur für ausgewählte Personen sichtbar. (Mehr dazu in unserem Beitrag Alles Wissenswerte zum virtuellen Vortrag ).


Möchten Sie eine virtuelle Veranstaltung anbieten? So sehen Ihre nächsten Schritte aus...

Planen Sie eine virtuelle Veranstaltung? Sprechen Sie uns an über info@synopticcon.com oder tel. +49 (0)159 – 01929810. Wir erläutern Ihnen unser digitales Konzept und entsprechende Möglichkeiten. Wir erstellen Ihnen sehr gerne ein unverbindliches Angebot.

Alle virtuellen Räume (App, Kongress-Webplattform, „SynopticCon Community Services") bieten Ihnen auch verschiedene Möglichkeiten Ihre Industriepartner zu platzieren.

Wenn Sie noch keine Veranstaltung mit uns realisiert haben, so lassen wir Ihnen die Leistungsbeschreibung der SynopticCon Multi-Kongress App zukommen.

Bei konkreten Fragen zu Geschäftsprozessen und technischen Abläufen kontaktieren Sie bitte unser Projektmanagement unter langen@synopticcon.com oder tel. +49 (0)152-551 62 799.

Wir schalten Ihnen auch weitere Personen für unsere „SynopticCon Community Services"-Plattform frei, so dass Sie die Funktionen des virtuellen Vortrags ausgiebig testen und bei Bedarf bereits virtuelle Vorträge erstellen können.


Wie und in welchem Zeitraum kann Ihre virtuelle Veranstaltung umgesetzt werden?

Durch die Schaffung kurzer und flexibler Prozesse ist es uns möglich schnell und direkt auf Sie reagieren zu können. Wir bieten aktuell die Abwicklung einer digitalen Veranstaltung binnen weniger Werktage an.

1 | Preview [1 Werktag]

Nach Ihrer Zusage nehmen wir die Veranstaltung innerhalb eines Werktages in unseren Kongresskalender (App und Desktop) mit den allgemeinen Informationen (Preview) auf. Gerne erstellen wir für Sie die notwendigen Grafiken sowie einen Ankündigungsflyer (PPT- und PDF-Formate) für Ihre Medien.

2 | Programm & Industrie [1 Werktag]

Sobald Sie uns das Kongressprogramm (Sitzungen, Vorträge) zur Verfügung stellen, kann diese ebenfalls binnen eines Werktags integriert werden. Wir binden in dieser Zeit auch die Daten und Medien der Industrie ein.
Nach der Integration der Programmstruktur erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung User Guide für Ihre Teilnehmer zur Nutzung der App als PPT- und PDF-Dateien.
Je nach Umfang der Programmstruktur und der Industriedaten kann Ihre Veranstaltung innerhalb von 1-2 Werktagen in den SynopticCon Plattformen (App und Desktop) erstellt und veröffentlicht werden.

3 | Virtuelle Vorträge [ab 1 Werktag]

Im nächsten Schritt müssen die Vorträge mit Inhalten – den virtuellen Beiträgen – gefüllt werden. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten (lesen Sie dazu bitte zusätzlich unseren Beitrag zum Thema Virtuelle Vorträge).

  • SynopticCon | Nach Erhalt der Medien Ihrer Referenten (Präsentationen, Videos, Tonaufnahmen, etc.) generieren wir sofort oder am nächsten Werktag daraus die virtuellen Beiträge und binden diese in die Programmstruktur ein (APP und Desktop). Sollten wir den Präsentationen Tonspuren zuordnen müssen, kann die Einbindung etwas länger dauern.

  • PCO | Laden Sie die Medien auf der community.synopticcon.com/media selbst hoch und wir ordnen sie innerhalb eines Werktags der Programmstruktur zu. Da die Generierung der virtuellen Beiträge veranstaltungsunabhängig erfolgt, können Sie damit sofort nach der Beauftragung beginnen.

  • Referent & Industrie | Teilen Sie uns mit, welche Personen/Referenten (Namen, Emailadressen) die virtuellen Beiträge erstellen dürfen (Freigabe erfolgt sofort per E-mail an Referenten). Hier liegt es nun an den Referenten oder Ihren Partnern, wie schnell sie die virtuellen Beiträge erstellen (in der Regel dauert die Erstellung etwa so lange wie der Vortrag selbst, wenn die Präsentation vertont wird). Wir pflegen die Beiträge innerhalb eines Werktags in die Programmstruktur ein.

Somit kann Ihre virtuelle Veranstaltung innerhalb von 2-3 Werktagen umgesetzt werden!


Statistik und CME-Punkte

Selbstverständlich erhalten Sie nach Ihrer Veranstaltung wie gewohnt unsere App-Statistiken. Sie haben weiterhin Zugriff auf Ihr „Synfluent“ Dashboard (App-Nutzung, Push-Nachrichten, Evaluation). Bitte beachten Sie, dass die Nutzer virtuelle Kongresse eher auf dem Desktop aufrufen und einsehen werden.

Für virtuelle Vorträge erhalten Sie einen gesonderten Bericht zu den Aufrufen der Medien. Sollten die Vorträge nur von registrierten Personen eingesehen werden dürfen, erhalten Sie eine Auswertung darüber, wer welche Meiden wann angesehen hat, sodass Sie die Möglichkeit haben für die Wiedergabe der Beiträge CME-Punkte zu verteilen. Zusätzlich können bei digitalen Sitzungen elektronische Fragebögen hinterlegt werden, deren Antworten wir für Sie ebenfalls inkl. der Teilnehmerzuordnung in einem Bericht zusammenstellen.


Welche App-Feautures können bei Virtuellen Veranstaltungen weiterhin eingesetzt werden?

Bis auf die Raum-, Lage-, Industriepläne können alle App-Features genutzt werden! Weiterhin bleiben auch alle Möglichkeiten der Industriefinanzierung wie Microsites, Banner, Push-Nachrichten etc. erhalten. Bitte beachten Sie, dass bei einer digitalen Veranstaltung Teilnehmer eher unsere Desktop-Version nutzen werden. An dieser Stelle bieten wir Ihnen Alternativen für Ihre Industriepartner zur Platzierung auf den beiden neuen Desktop-Plattformen.

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Sie möchten Ihre (virtuelle) Veranstaltung in SynopticCon selbst erzeugen und/oder verwalten?

Nunmehr bieten wir Kongressorganisationen, Fachgesellschaften und Akademien eine Lösung an, Kleinstveranstaltungen für die SynopticCon App und die neue Kongress-Webplattform selbst anzulegen und zu verwalten. Sie können komplett selbstständig Ihre eigenen Veranstaltung, ob klassisch, digital oder hybrid in unsere Plattform integrieren und mit Inhalten füllen. Die Datenerfassung erfolgt über eine web-basierte Anwendung, so dass Sie von überall Ihre Veranstaltung verwalten können. Selbstverständlich können wir bei Bedarf auch weiterhin für Sie die Basisstruktur anlegen, so dass Sie lediglich nur die Änderungen umsetzen.

Bitte sprechen Sie uns bei Interesse direkt an oder über info@synopticcon.com.

Sie erhalten alle notwendigen Informationen und werden von unserem erfahrenen Projektmanagement-Team telefonisch eingearbeitet und betreut.


Unsere virtuelle Lösung deckt nicht ausreichend Ihre Anforderungen ab?

Sprechen Sie uns an, gemeinsam finden wir einen Weg.

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